10 نصائح لإدارة الوقت بكفاءة

الوقت يمر بسرعة. وهذا يجعل الوقت متغيرًا يصعب التحكم فيه ومراقبته. وبمجرد أن يضيع الوقت ، لن تسترده أبدًا. بالنسبة للشركات ، الوقت الضائع يساوي دولارات ضائعة.

في بيئة الأعمال حيث يتم تعيين الموظفين والمهنيين المهرة بناءً على مدخلاتهم وإنتاجيتهم في وقت محدد ، إنه وقت رائع لتعليمهم مهارات إدارة الوقت. لماذا ا؟ لن يقوموا فقط بتتبع الوقت بشكل أفضل ولكن لديهم أيضًا الفرصة لتتبع تقدمهم في المشاريع والمساهمة في نجاح الشركة.

إن إدراك الوقت سيؤدي إلى تحسين الذات وتحقيق الهدف. هذا صحيح في كل من عملك وحياتك الشخصية. ما هي أفضل طريقة لإدارة الوقت بشكل فعال؟ يعد تطبيق هذه النصائح العشر بداية جيدة.

1. هل لديك فحص الوقت

اعرف بالضبط كيف تقضي وقتك. في المكتب ، يجب أن تعرف المهام التي تسرق وقتك. ثم يمكنك أن تفعل شيئا حيال ذلك. على سبيل المثال ، قد تنفق ساعة على البريد الإلكتروني بدلاً من إكمال المشاريع المهمة. يمكن أن تساعدك معرفة وجهتك بالضبط على اتخاذ قرارات بشأن تفويض المهام أو شراء البرامج لتسريع بعض العمليات ذات المستوى الأقل.

2. تعيين حد زمني

يمكن أن يكون تحديد حد زمني لمهمة أمرًا ممتعًا. في الواقع ، يمكن أن تكون مثل لعبة. تقوم بعض الشركات فعليًا بتقسيم الموظفين إلى مجموعات ، والمجموعة التي تنهي مشروعًا أو مهمة تحصل أولاً على مكافأة. يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة. قم بتعيين حد زمني محدد ، مثل ساعة أو ساعتين. ثم حاول إنهاء المهمة في الوقت المحدد ، واشعر بالإثارة أثناء قيامك بذلك.

3. استخدام أدوات البرمجيات لإدارة الوقت

التكنولوجيا أكثر تعقيدًا في إدارة الوقت. تساعد التطبيقات المختلفة في تتبع وقت الموظفين حتى تتمكن من مراقبة تسجيلات الوصول والمغادرة. يقدم الإنترنت مجموعة متنوعة من التطبيقات والأدوات ، وبعضها مفيد لإدارة الأعمال ، خاصة لمراقبة وتقييم العمليات اليومية. بالنسبة للعديد من التطبيقات ، يمكن أن تمنحك الوظائف المتقدمة للإصدارات المدفوعة تحكمًا إضافيًا وتجربة مستخدم أفضل.

4. هل لديك قائمة المهام

وجود قائمة هو دائما موفر للوقت. إذا كان لديك قائمة ، فلن تضطر أبدًا إلى التساؤل عما يدور في جدول الأعمال اليومي أو ما يجب القيام به بعد ذلك. في الواقع ، تبقيك القائمة على تركيزك وتحفيزك ، وتركز على الشعور بالرضا اللطيف في كل مرة تقوم فيها بإخراج مهمة من قائمتك. تتيح لك القوائم أيضًا الاطلاع على تقدمك ومراقبته. حتى إذا كنت محاطًا بالمشتتات ، فستبقيك قائمتك على المسار الصحيح.

5. التخطيط للمستقبل

التخطيط للمستقبل جزء مهم من إدارة الوقت. من الناحية المثالية ، يجب أن تخطط مسبقًا للأسبوع أو على الأقل في اليوم السابق. عندما تعرف بالضبط ما يجب القيام به لليوم أو الأسبوع ، ستبقى منظمًا ومركّزًا. يمكنك تقسيم المهام عبر الأيام لترى مقدمًا مقدار الوقت المطلوب لإكمال المشروع. حتى قضاء بضع دقائق فقط في التخطيط للمستقبل يمكن أن يغير طريقة عملك.

6. ابدأ بأهم مهامك

قم بأهم مهامك في الصباح. كل تلك المهام المجهدة ، الجزء الأكبر من عملك ، أصعب المهام – قم بها في الصباح. السبب بسيط. لديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح ، لذلك ستتمكن من معالجة المهام بكفاءة وكفاءة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الشعور بالإنجاز في إنجاز أهم الأشياء أولاً سيجعل بقية اليوم أفضل بكثير.

7. مندوب و الاستعانة بمصادر خارجية

لا يمكنك أن تفعل كل شيء بنفسك ، لذا اقطع عن نفسك بعض الركود والمندوب. ربما حان الوقت لتدريب شخص للقيام ببعض العمليات البسيطة في عملك أو مكتبك. سيوفر لك ذلك التركيز على المشاريع الأكبر أو المهام الأكثر تعقيدًا. يمكنك حتى الاستعانة بمصادر خارجية للعمل لحساب مستقل من ذوي الخبرة وتوفير المال.

8. التركيز على مهمة واحدة في كل مرة

إذا اخترت القيام بمهمة ، فراجعها حتى النهاية – أكملها. تجنب القيام بنصف العمل ، مما يعني التخلي عن مهمتك الحالية والقيام بشيء آخر تمامًا. أحد الأمثلة على نصف العمل هو كتابة تقرير ثم التحقق من بريدك الإلكتروني فجأة دون سبب وكتابة الردود. هذا ليس سيئًا لإدارة الوقت فحسب ، بل سيئًا أيضًا لتركيزك. ستفقد زخمك. ركز على المهمة المطروحة وتجنب هذه المزالق.

9. قم بإجراء بعض التغييرات في جدولك

إذا كنت تشعر بأنك أكثر نشاطًا في أوقات معينة من اليوم ، فغيّر جدولك الزمني لاحتضان ذلك. الاستفادة القصوى من وقتك. بعض الناس أكثر نشاطًا في الصباح ، والبعض الآخر بومات ليلية. عندما تختار أفضل جدول زمني لك ، ستستمتع بمزايا القدرة على القيام بالمزيد.

10. تجنب الكمال

لا تدع الكمال يكون عدو الصالح ، كما يقولون. تجنب الإفراط في تحليل كل ما تفعله. لكن هذا لا يعني أن تكون مهملاً. ابذل قصارى جهدك – دائمًا. لكن الكمال يمكن أن يسحبك ، لذلك لا تفكر في ذلك. بمجرد الانتهاء من المهمة وإعطائها أفضل ما لديك ، يجب عليك المضي قدمًا.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *